Thất thoát thường đến từ quy trình lỏng, ít khi do gian lận
Nói đến thất thoát, nhiều chủ tiệm nghĩ ngay đến chuyện nhân viên gian dối. Thực tế thường đơn giản hơn nhiều. Một buổi sáng đông khách, nhân viên lấy vài trăm nghìn trong két đi mua mực in, định chiều ghi lại rồi quên. Một khách trả lãi bằng chuyển khoản, nhưng không ai đánh dấu vào hợp đồng. Một khoản tạm ứng cho người nhà chủ tiệm chỉ được dặn miệng. Riêng từng khoản thì không lớn, nhưng cộng lại sau một tháng có thể thành con số khiến sổ sách không bao giờ khớp.
Vấn đề không nằm ở con người mà ở chỗ quy trình để hở. Khi một đồng tiền có thể ra khỏi két mà không để lại dấu vết gì, sớm muộn sẽ có lúc không ai giải thích được nó đã đi đâu. Vì vậy, muốn chống thất thoát tiệm cầm đồ cho bền, việc đầu tiên là bịt các khe hở trong quy trình, chứ không phải đi tìm người có lỗi.
Nguyên tắc cốt lõi: mọi đồng tiền đều có chứng từ và có người chịu trách nhiệm
Mọi quy trình kiểm soát đều quy về một nguyên tắc: tiền vào hay ra đều phải có chứng từ, và mỗi chứng từ phải gắn với một người cụ thể. Không có ngoại lệ cho khoản nhỏ, cũng không có ngoại lệ cho chủ tiệm.
Áp dụng vào thực tế, tiệm có thể thống nhất mấy quy định đơn giản:
- Mỗi khoản thu như tiền lãi, tiền chuộc đồ, phí gia hạn đều có phiếu thu, ghi rõ hợp đồng liên quan và người thu.
- Mỗi khoản chi như giải ngân hợp đồng mới, mua văn phòng phẩm, trả tiền điện đều có phiếu chi, ghi lý do và người chi.
- Khoản nào chưa có phiếu thì coi như chưa phát sinh, và người cầm tiền phải lập phiếu ngay trong ca.
- Mọi khoản đều được phân loại theo nhóm, để cuối tháng biết tiền đã đi vào đâu.
Con số mục tiêu cũng nên đặt rõ: chênh lệch giữa tiền mặt thực tế và sổ sách cuối mỗi ngày phải về không đồng. Lệch một nghìn hay một triệu đều là lệch, và đều cần tìm ra nguyên nhân.
Bốn lớp kiểm soát cần có trong một tiệm cầm đồ
Một lớp kiểm soát thì chưa đủ, vì lớp nào cũng có điểm mù. Kết hợp đủ bốn lớp dưới đây thì lớp sau sẽ bắt được lỗi mà lớp trước để lọt.
- Chứng từ: phiếu thu, phiếu chi, hợp đồng là bằng chứng gốc của mọi giao dịch. Đây là lớp nền, thiếu nó thì ba lớp còn lại không có gì để đối chiếu.
- Phân quyền: ai được giải ngân, ai được chi tiền vặt, ai được sửa hoặc huỷ phiếu. Nguyên tắc là người lập phiếu và người duyệt khoản chi lớn không nên là cùng một người.
- Đối soát hằng ngày: cuối mỗi ca hoặc mỗi ngày, đếm tiền mặt thực tế rồi so với số tồn trên sổ. Đây là lớp phát hiện sai lệch sớm nhất.
- Kiểm kê định kỳ: theo tuần hoặc theo tháng, đối chiếu tài sản cầm cố trong kho với danh sách hợp đồng còn hiệu lực, và rà lại các khoản chi theo từng nhóm.
Ví dụ, một khoản chi không có phiếu sẽ lộ ra ở bước đối soát cuối ngày. Còn một món đồ đã chuộc nhưng hợp đồng chưa tất toán thì sẽ lộ ra khi kiểm kê kho.
Đối soát theo ca: nhanh, rõ ràng và khách quan
Khi tiệm có nhiều nhân viên luân phiên, đối soát tổng cả ngày thường không đủ. Nếu cuối ngày lệch ba trăm nghìn mà không biết lệch ở ca nào, mọi người sẽ đoán mò và dễ sinh nghi kỵ. Đối soát theo ca giải quyết được chuyện này.
Cách làm gợi ý:
- Đầu ca, người nhận ca đếm tiền trong két và ghi số tồn đầu ca.
- Trong ca, mọi khoản thu chi đều lập phiếu dưới tên người đang trực.
- Cuối ca, xem thống kê số tiền từng nhân viên đã thu và đã chi, so với tiền mặt thực tế cộng các khoản chuyển khoản.
- Hai người giao và nhận ca cùng xác nhận số tồn, rồi mới bàn giao.
Có số liệu theo từng người, việc đối chiếu không còn dựa vào trí nhớ hay cảm tính. Nhân viên làm đúng có căn cứ để chứng minh mình làm đúng, còn chủ tiệm biết ngay cần hỏi ai, hỏi về khoản nào.
Ngày nào lệch số, truy ngay trong ngày
Sai lệch để càng lâu càng khó tìm. Hôm nay lệch, mọi người còn nhớ khách nào đến, khoản nào chi vội. Để sang tuần sau, các khoản đã chồng lên nhau và gần như không còn ai nhớ gì.
Khi phát hiện lệch, có thể truy theo thứ tự sau:
- Xác định ca bị lệch bằng cách so số tồn đầu và cuối của từng ca.
- Rà lại các phiếu trong ca đó, ưu tiên những khoản có số tiền gần bằng số lệch.
- Kiểm tra các giao dịch chuyển khoản đã được ghi đúng hình thức thanh toán chưa.
- Hỏi người trực ca về các khoản chi phát sinh mà có thể chưa lập phiếu.
- Ghi lại nguyên nhân và cách xử lý, để lần sau tránh lặp lại.
Nhiều trường hợp lệch chỉ vì ghi nhầm tiền mặt thành chuyển khoản, hoặc lập phiếu trùng. Tìm ra sớm thì việc sửa rất nhẹ nhàng.
Quy trình chặt là để bảo vệ cả chủ tiệm lẫn nhân viên
Nhiều chủ tiệm ngại siết quy trình vì sợ nhân viên nghĩ mình bị nghi ngờ. Thực ra quy trình rõ ràng là tấm khiên cho chính nhân viên. Khi mọi khoản đều có phiếu và có tên người chịu trách nhiệm, người làm đúng không bao giờ bị nghi oan. Còn chủ tiệm thì yên tâm giao việc mà không phải ngày nào cũng tự đếm lại két.
Khi triển khai, nên giải thích rõ mục đích ngay từ đầu, áp dụng quy định cho tất cả mọi người kể cả chủ tiệm, và bắt đầu từ những khâu đơn giản như lập phiếu cho mọi khoản chi vặt. Sau vài tuần, việc ghi chép sẽ thành thói quen, không còn là gánh nặng.
Nếu bạn muốn chuyển những nguyên tắc trên từ giấy sang máy, Sổ Cầm Đồ có thể giúp: lập phiếu thu, phiếu chi và phân loại từng khoản, xem thống kê tiền từng nhân viên đã thu để đối chiếu theo ca, còn dữ liệu được lưu ngay trên máy của tiệm. Quy trình đã chặt, công cụ lại gọn, thì cuối ngày đưa chênh lệch về không đồng sẽ nhẹ nhàng hơn nhiều.
