Có lãi trên giấy mà vẫn thiếu vốn: chuyện không hiếm
Một buổi chiều, khách mang tới một món hàng giá trị, muốn cầm ngay. Chủ tiệm mở két thì không đủ tiền giải ngân, dù sổ sách tháng trước ghi rõ tiệm có lãi. Tình huống này khá quen với nhiều tiệm nhỏ do gia đình tự vận hành.
Nguyên nhân thường rất đời thường: tiền đóng học cho con lấy từ két, tiền đi chợ lấy từ két, tiền biếu họ hàng cũng lấy từ két. Mỗi lần một ít, không ai ghi lại, vì nghĩ tiền nhà mình thì ghi làm gì. Đến lúc cần vốn thật, tiệm mới thấy cái hụt.
Lợi nhuận trên giấy và tiền mặt trong két là hai thứ khác nhau. Lãi chỉ thật sự là lãi khi bạn biết nó còn nằm ở đâu.
Vì sao trộn tiền tiệm và tiền nhà làm chủ tiệm mất phương hướng
Khi hai dòng tiền đi chung một cửa, chủ tiệm mất khả năng trả lời ba câu hỏi cơ bản:
- Tháng này tiệm lãi thật bao nhiêu, sau khi trừ chi phí vận hành?
- Bao nhiêu tiền đang nằm trong các hợp đồng cầm, tức vốn đang chạy?
- Bao nhiêu tiền gia đình đã rút ra, và rút vào việc gì?
Không trả lời được ba câu này, mọi quyết định đều dựa vào cảm giác. Có tháng thấy két đầy thì chi rộng tay, nhưng phần tiền đó có khi là tiền chuộc đồ vừa thu về, đáng lẽ phải quay vòng cho hợp đồng mới. Có tháng thấy két vơi thì lo, mà không biết vơi vì làm ăn kém hay vì gia đình rút nhiều.
Vấn đề không phải là gia đình tiêu tiền của tiệm. Gia đình cần sống nhờ tiệm là điều đương nhiên. Vấn đề là tiêu mà không ai nhìn thấy.
Nguyên tắc số một: mọi khoản rút cho gia đình đều có phiếu chi
Đây là nguyên tắc đơn giản nhất nhưng hiệu quả nhất: một trăm phần trăm khoản tiền rút ra cho gia đình đều phải có phiếu chi ghi rõ. Không có ngoại lệ, kể cả khoản nhỏ.
Một phiếu chi tốt nên có:
- Ngày rút và số tiền.
- Người rút.
- Mục đích, ví dụ học phí, sinh hoạt, hiếu hỉ.
- Phân loại là chi gia đình, tách khỏi chi phí vận hành như tiền điện, tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên.
Việc phân loại riêng rất quan trọng. Nếu gộp tiền chợ vào chi phí tiệm, chi phí vận hành sẽ bị đội lên, lợi nhuận bị kéo xuống, và bạn sẽ đánh giá sai sức khỏe của tiệm. Ngược lại, nếu không ghi chi gia đình, lợi nhuận trông có vẻ cao nhưng tiền thì không thấy đâu.
Ban đầu có thể thấy phiền, nhưng chỉ sau một hai tháng, bạn sẽ có bức tranh rõ ràng về việc gia đình thực sự tiêu bao nhiêu từ tiệm. Nhiều chủ tiệm bất ngờ khi nhìn con số tổng của những khoản nhỏ mà trước đây không để ý.
Trả lương cố định cho chính mình thay vì rút tùy hứng
Rút tiền theo nhu cầu, cần đâu lấy đó, là cách nhanh nhất để vốn hụt dần mà không ai nhận ra. Thay vào đó, hãy coi mình như một nhân viên của tiệm và tự trả cho mình một mức lương cố định.
Cách làm cụ thể:
- Xem lại chi tiêu gia đình vài tháng gần nhất để ước lượng mức cần thiết hằng tháng.
- Đặt một mức lương cố định cho chủ tiệm, vừa đủ trang trải sinh hoạt, không vượt quá sức tiệm.
- Rút lương vào một ngày cố định, có phiếu chi đầy đủ.
- Phần lợi nhuận còn lại để nguyên trong tiệm, chỉ chia vào cuối tháng sau khi đối soát.
Lương cố định giúp dòng tiền của tiệm dễ đoán hơn. Bạn biết trước mỗi tháng sẽ có một khoản ra cố định, nên chủ động được vốn cho hợp đồng mới. Gia đình cũng có thu nhập đều đặn, không phải phụ thuộc vào việc két hôm đó đầy hay vơi.
Cuối tháng, sau khi đối soát thu chi và các hợp đồng, nếu tiệm có lãi thật, bạn quyết định chia bao nhiêu cho gia đình và giữ lại bao nhiêu để mở rộng vốn. Quyết định lúc này dựa trên số liệu, không phải cảm giác.
Ghi vốn góp và vốn rút vào mục nguồn vốn
Ngoài chi tiêu hằng ngày, còn có những khoản lớn hơn: chủ tiệm bỏ thêm tiền vào khi cần vốn gấp, hoặc rút một khoản lớn ra để mua đất, sửa nhà. Những khoản này không phải chi phí, cũng không phải doanh thu, mà là thay đổi nguồn vốn.
Nếu không ghi riêng, chúng sẽ làm méo toàn bộ sổ sách. Một tháng bạn bỏ thêm tiền vào, két trông dồi dào như thể làm ăn rất tốt. Một tháng bạn rút ra mua tài sản, két trông như lỗ nặng.
Hãy ghi mọi khoản vốn góp và vốn rút của chủ vào một mục nguồn vốn riêng. Khi đó, chỉ cần nhìn vào là biết tiệm thực có bao nhiêu vốn, bao nhiêu đang nằm trong hợp đồng cầm, bao nhiêu là tiền mặt sẵn sàng giải ngân. Đây cũng là cơ sở để bạn quyết định có nên nhận thêm hợp đồng giá trị lớn hay không.
Tách bạch không làm gia đình thiệt
Nhiều người ngại tách tiền vì nghĩ như vậy là xa cách, là tính toán với chính gia đình mình. Thực ra ngược lại. Một tiệm có dòng tiền rõ ràng sẽ ít rơi vào cảnh thiếu vốn bất ngờ, ít phải vay nóng, và có thể phát triển ổn định qua nhiều năm.
Tách bạch tiền bạc không lấy bớt của gia đình đồng nào. Nó chỉ giúp mỗi đồng ra vào đều có tên, có lý do. Nhờ đó tiệm đủ sức nuôi gia đình lâu dài, thay vì nuôi được vài tháng rồi chật vật.
Nếu muốn bắt đầu, hãy làm từ việc nhỏ nhất: từ hôm nay, mọi lần lấy tiền từ két cho việc nhà đều ghi một phiếu chi. Sổ Cầm Đồ hỗ trợ việc này ngay trên máy của tiệm: lập phiếu chi, phân loại riêng khoản chi gia đình với chi phí vận hành, ghi vốn góp và vốn rút của chủ vào mục nguồn vốn, bên cạnh quản lý hợp đồng, tính lãi và nhắc hạn. Khi tiền tiệm và tiền nhà đã rõ ràng, việc đối soát cuối tháng chỉ còn là nhìn vào số và quyết định.
