Vì sao số lượng hợp đồng chưa nói lên điều gì
Nhiều chủ tiệm có thói quen nhìn bảng tổng kết cuối tháng và khen người đứng đầu về số hợp đồng lập ra. Cách nhìn này dễ hiểu vì con số rõ ràng, dễ so sánh. Nhưng một hợp đồng được lập ra mới chỉ là điểm bắt đầu của câu chuyện, chưa phải kết quả.
Hãy hình dung hai nhân viên. Người thứ nhất lập rất nhiều hợp đồng, nhưng một phần trong đó thiếu giấy tờ của khách, mô tả tài sản sơ sài, ngày đến hạn ghi vội. Người thứ hai lập ít hơn, nhưng hồ sơ nào cũng đầy đủ, tài sản ghi đúng, khách trả lãi đều. Nếu chỉ đếm số lượng, người thứ nhất được khen. Còn khi hợp đồng phát sinh tranh chấp hoặc khách bỏ không chuộc, người gánh hậu quả lại là tiệm. Đây chỉ là ví dụ minh họa, nhưng tình huống này không xa lạ với người làm nghề.
Hiệu quả thật nằm ở chất lượng hợp đồng
Một hợp đồng tốt cần ba điều kiện cơ bản:
- Thông tin đủ: họ tên, giấy tờ, số tiền, lãi suất, thời hạn, điều khoản đều được ghi rõ.
- Tài sản đúng: mô tả khớp với tài sản thực tế nhận về, đủ để đối chiếu khi khách đến chuộc.
- Khách trả đúng hạn: lãi và gốc được thu theo kỳ, ít phát sinh chậm trễ.
Trong ba điều trên, hai điều đầu nằm trong tay nhân viên ngay lúc lập hợp đồng. Điều thứ ba phụ thuộc một phần vào cách nhân viên chọn khách, giải thích điều khoản và theo dõi sau đó. Vì vậy, đo chất lượng không phải để bắt lỗi mà để thấy ai đang làm nghề cẩn thận.
Đặt mục tiêu hợp lý cho từng nhân viên
Một mục tiêu bạn có thể tham khảo là ít nhất 95% hợp đồng mỗi người lập phải đủ thông tin. Con số này không phải quy định, chỉ là một mức hợp lý để bắt đầu. Tiệm có thể điều chỉnh theo thực tế của mình, miễn là mục tiêu rõ ràng và áp dụng như nhau cho mọi người.
Khi đặt mục tiêu, nên lưu ý mấy điểm:
- Nói rõ với nhân viên ngay từ đầu tháng thế nào là một hợp đồng đủ thông tin.
- Chỉ tính các trường bắt buộc, tránh biến danh sách kiểm tra thành gánh nặng giấy tờ.
- Cho nhân viên mới một thời gian làm quen trước khi so sánh với người đã có kinh nghiệm.
Đo cả số lượng lẫn rủi ro, đừng chọn một
Nếu chỉ đo số lượng, nhân viên dễ nhận ẩu: nhận nhanh, ghi qua loa, miễn là có thêm một hợp đồng. Ngược lại, nếu chỉ đo rủi ro, nhân viên sẽ ngại nhận hợp đồng mới vì sợ bị trừ điểm khi có sự cố, và tiệm bỏ lỡ khách tốt.
Cách cân bằng là đánh giá bằng cả hai nhóm chỉ số:
- Số lượng: số hợp đồng lập mới, số hợp đồng gia hạn, số khách quay lại.
- Chất lượng: tỷ lệ hợp đồng đủ thông tin, tỷ lệ tài sản ghi đúng, số khách chậm lãi trong phần hợp đồng do người đó phụ trách.
- Thu tiền: số tiền từng người đã thu, và thu đúng hạn hay không.
Phần thống kê tiền đã thu theo từng nhân viên đặc biệt hữu ích. Nó cho thấy ai đang thu đúng hạn, ai đang để khách chậm lãi kéo dài mà chưa ai nhắc. Nhờ vậy chủ tiệm có thể hỗ trợ kịp thời thay vì chờ đến khi khoản nợ đã khó xử lý.
Mỗi thao tác phải gắn với đúng người thực hiện
Để đánh giá công bằng, bạn cần biết chính xác ai làm gì. Nếu mọi người dùng chung một tài khoản, bạn không thể nói hợp đồng thiếu thông tin là lỗi của ai, cũng không thể ghi nhận công cho người xứng đáng. Phân quyền riêng cho từng nhân viên giải quyết cả hai việc: mỗi người chỉ làm trong phạm vi được giao, và mỗi thao tác đều có tên người thực hiện.
Điều này cũng tạo ra một thói quen tốt. Khi biết mọi thao tác đều được ghi nhận, nhân viên tự có ý thức hơn với từng hợp đồng mình lập. Bạn không cần đứng sau lưng kiểm tra, mà vẫn nắm được tình hình.
Quy trình đánh giá hằng tháng gợi ý
Bạn có thể áp dụng quy trình ngắn gọn sau vào cuối mỗi tháng:
- Bước 1: Lập bảng số liệu của từng nhân viên gồm số lượng hợp đồng, tỷ lệ đủ thông tin và tiền đã thu.
- Bước 2: So sánh với mục tiêu đã đặt từ đầu tháng, không so sánh theo cảm tính.
- Bước 3: Trao đổi riêng với từng người, chỉ ra điểm làm tốt và điểm cần sửa bằng số liệu cụ thể.
- Bước 4: Gắn thưởng với cả hai tiêu chí, số lượng và chất lượng, để không ai bị lệch về một phía.
- Bước 5: Điều chỉnh mục tiêu cho tháng sau dựa trên kết quả thực tế.
Đo đúng thì nhân viên làm đúng. Khi mọi người hiểu rằng làm nhiều mà ẩu sẽ không được thưởng, còn làm cẩn thận và đều tay mới được ghi nhận, chất lượng hợp đồng tự nhiên đi lên. Đó cũng là nền tảng để tiệm mở thêm quy mô mà vẫn giữ được kiểm soát.
Nếu bạn đang tìm một công cụ để làm những việc trên mà không phải ghi chép thủ công, Sổ Cầm Đồ có thể giúp: quản lý hợp đồng, tính lãi, nhắc hạn, theo dõi thu chi, phân quyền riêng cho từng nhân viên, và dữ liệu được lưu ngay trên máy của bạn.
