Khi két thiếu tiền mà không ai giải thích được
Tối hôm ấy, chị Hoa đếm két ba lần, con số vẫn thiếu một khoản. Sổ sách ghi một đằng, tiền mặt nằm một nẻo, và cả tiệm không ai giải thích được vì sao. Với người làm nghề cầm đồ, cảm giác này rất khó chịu: tiền không lớn đến mức báo động, nhưng đủ để đêm đó ngủ không yên.
Điều đáng nói là nguyên nhân thường không nằm ở chỗ ta lo nhất. Nhiều chủ tiệm nghĩ ngay đến mất mát hay gian dối, trong khi lỗi hay gặp hơn lại rất đời thường: một phép tính lãi nhầm, một khoản thu ghi thiếu, một ngày khách đến đông nên người mới làm vội. Ở tiệm chị Hoa, hoá ra cậu Minh, nhân viên mới, tính lãi nhầm cho một khách và thu thiếu mà chính cậu cũng không biết.
Bài học đầu tiên: khi két lệch, hãy tìm lỗi trong quy trình trước khi tìm lỗi ở con người.
Phản ứng đầu tiên của chủ tiệm: không trách mắng, cùng rà lại
Chị Hoa không gọi Minh ra nói nặng lời. Chị ngồi xuống cạnh cậu và cùng xem lại từng hợp đồng phát sinh trong ngày. Cách làm này có ba cái lợi.
- Tìm ra lỗi nhanh hơn. Hai người đối chiếu từng dòng sẽ thấy chỗ lệch sớm hơn so với một người ngồi tự soát.
- Nhân viên hiểu mình sai ở bước nào. Một lời quở trách chỉ để lại sự sợ hãi, còn việc cùng rà lại để lại cách làm đúng.
- Người mới dám báo lỗi lần sau. Nếu sợ bị mắng, họ sẽ giấu sai sót, và sai sót bị giấu luôn tốn kém hơn sai sót được nói ra.
Khi rà lại, hãy đi theo một thứ tự cố định: mở hợp đồng, kiểm tra số tiền cầm, ngày bắt đầu, mức lãi đã thoả thuận, số ngày thực tế, rồi so với số tiền đã thu. Làm theo thứ tự giúp bạn không bỏ sót, và cũng là một bài tập tính lãi rất thực tế cho người mới.
Phân quyền rõ ràng: người mới chỉ làm việc phù hợp với mình
Sau buổi tối ấy, chị Hoa phân quyền ngay trên Sổ Cầm Đồ. Ý tưởng rất đơn giản: nhân viên mới chỉ thao tác những việc phù hợp với vị trí của mình, còn những thao tác nhạy cảm vẫn nằm trong tay người có kinh nghiệm hoặc chủ tiệm.
Bạn có thể áp dụng cùng nguyên tắc dù dùng công cụ nào. Hãy tự hỏi với từng thao tác trong tiệm: nếu người mới làm sai thì hậu quả đến đâu, và có sửa lại được không? Thao tác nào hậu quả lớn hoặc khó sửa thì nên có người xem lại hoặc chưa giao. Thao tác nào nhẹ, dễ kiểm tra thì giao sớm để người mới có cơ hội luyện tay.
Phân quyền không phải là thiếu tin tưởng. Nó giống như đường kẻ trên sân: có đường kẻ rõ thì người chơi biết mình được làm gì, và khi sai thì phạm vi ảnh hưởng cũng nhỏ lại.
Bốn quy tắc cho mọi nhân viên mới vào tiệm
Chị Hoa đặt ra bốn quy tắc cho tất cả nhân viên mới. Nội dung cụ thể tuỳ từng tiệm; dưới đây là bốn gợi ý bạn có thể tham khảo và chỉnh lại cho phù hợp.
- Ghi ngay khi thu. Khoản nào nhận vào thì vào sổ ngay lúc đó, không để dồn đến cuối ngày rồi mới nhớ lại.
- Không chắc thì hỏi. Chưa chắc về cách tính lãi hay một điều khoản hợp đồng thì dừng lại hỏi người có kinh nghiệm, không tự đoán.
- Việc lớn có người xem lại. Những giao dịch quan trọng cần người thứ hai nhìn qua trước khi chốt.
- Chốt sổ cuối ngày cùng nhau. Mỗi tối đối chiếu số trong sổ với tiền thực tế, lệch thì tìm ngay hôm đó chứ không để sang hôm sau.
Điều quan trọng là quy tắc phải ngắn, dễ nhớ và được nói rõ ngay từ ngày đầu. Quy tắc viết dài mà không ai đọc thì cũng như không có.
Mỗi tối xem thống kê từng nhân viên
Phần chị Hoa thấy hiệu quả nhất là thói quen xem thống kê mỗi tối: từng nhân viên đã thu bao nhiêu, thao tác ở những hợp đồng nào. Khi số liệu được tách theo người, chỗ lệch hiện ra rất nhanh. Không còn cảnh cả tiệm đứng quanh két mà không biết bắt đầu từ đâu.
Ví dụ, nếu tổng thu trong ngày thấp hơn dự kiến, bạn chỉ cần nhìn xem chỗ lệch nằm ở phần của ai, rồi mở đúng các hợp đồng người đó xử lý. Thay vì rà cả ngày, bạn chỉ rà một phần nhỏ. Cách này cũng công bằng: người làm đúng không bị nghi ngờ lây, người cần hỗ trợ được phát hiện sớm.
Để thói quen này bền, hãy giữ nó ngắn gọn, vài phút mỗi tối vào một giờ cố định. Việc nhỏ làm đều đặn hiệu quả hơn một cuộc tổng kiểm tra lớn làm thỉnh thoảng.
Ba tháng sau: người mới thành người cẩn thận nhất tiệm
Kết quả là ba tháng sau, Minh trở thành người cẩn thận nhất tiệm, chưa lệch thêm đồng nào. Cậu không thay đổi vì bị phạt, mà vì được hướng dẫn đúng cách, có ranh giới rõ ràng và nhìn thấy kết quả của mình mỗi tối.
Sai sót của người mới là cơ hội để xây lại quy trình cho cả đội. Một lần lệch két nếu chỉ dừng ở việc trách người thì lần sau vẫn có thể lệch. Nhưng nếu biến nó thành một quy tắc, một lớp phân quyền, một thói quen đối chiếu thì cả tiệm cùng vững hơn.
Lời kết
Quản lý tiệm cầm đồ không chỉ là tính lãi cho đúng, mà còn là tạo ra cách làm để người mới cũng làm đúng. Sổ Cầm Đồ hỗ trợ quản lý hợp đồng, tính lãi, nhắc hạn, thu chi và phân quyền nhân viên, dữ liệu lưu ngay trên máy của bạn, giúp mỗi tối bạn xem lại số liệu gọn gàng hơn.
