Mở tiệm thứ hai: chuyện vui đi kèm nỗi lo
Ngày khai trương tiệm thứ hai bên kia sông, anh Lộc giao chìa khoá cho cậu em trai tên Tâm. Người ngoài nhìn vào thấy hai anh em làm ăn phát đạt, nhưng trong lòng anh Lộc vẫn còn băn khoăn: mình không thể có mặt ở hai nơi cùng lúc, vậy làm sao biết tiệm bên kia hôm nay nhận bao nhiêu hợp đồng, cho vay bao nhiêu, thu lãi được bao nhiêu? Đây cũng là câu hỏi của rất nhiều chủ tiệm khi bắt đầu tìm một phần mềm quản lý tiệm cầm đồ, nhất là khi người trông cửa hàng mới lại là người trong nhà.
Làm ăn với người lạ, ta có hợp đồng lao động, có quy định rõ ràng. Làm ăn với người nhà, nhiều khi ngại nói thẳng, ngại hỏi kỹ, sợ em nghĩ anh không tin mình. Chính sự ngại ngùng đó lại là chỗ mầm mống hiểu lầm bắt đầu.
Vì sao hai tiệm hay báo hai con số khác nhau
Tuần đầu tiên, hai anh em gọi cho nhau cả chục cuộc mỗi ngày. Nội dung lặp đi lặp lại: hôm nay tiệm bên đó còn bao nhiêu tiền mặt, hợp đồng số mấy rồi, khách cầm chiếc xe máy hôm qua đã chuộc chưa. Có hôm hai bên báo hai con số khác nhau, tranh cãi đến tận tối mới tìm ra chỗ lệch.
Những lần lệch như vậy hiếm khi do ai gian dối. Nguyên nhân thường rất đời thường:
- Mỗi tiệm ghi một cuốn sổ riêng, cách ghi mỗi người một kiểu, người viết tắt, người ghi đủ.
- Một khoản thu lãi được ghi ở tiệm này nhưng tiền lại chuyển khoản về tài khoản của tiệm kia.
- Hợp đồng gia hạn được sửa tay trên giấy, quên cập nhật lại ngày đến hạn.
- Cuối ngày mệt, cộng sổ vội, sai một chữ số là lệch cả trăm nghìn.
Khi số liệu nằm rải rác trên giấy và trong trí nhớ, mỗi lần đối chiếu là một lần căng thẳng. Với người nhà, căng thẳng về tiền bạc lại càng dễ thành chuyện to.
Đưa hai tiệm về một phần mềm quản lý tiệm cầm đồ
Sau vài lần cãi nhau, anh Lộc quyết định chuyển cả hai tiệm về chung một tài khoản Sổ Cầm Đồ. Từ đó, muốn xem từng cửa hàng chỉ cần một chạm, không phải gọi điện hỏi nữa. Nếu bạn cũng đang ở tình huống tương tự, có thể làm theo các bước sau:
- Bước 1: Thống nhất một nơi ghi chép duy nhất. Mọi hợp đồng mới, mọi khoản thu lãi, mọi lần chuộc đồ ở cả hai tiệm đều nhập vào cùng một phần mềm cầm đồ, không ghi song song sổ tay.
- Bước 2: Tạo từng cửa hàng riêng trong tài khoản để số liệu không trộn lẫn, nhưng chủ tiệm vẫn xem được toàn bộ.
- Bước 3: Nhập lại các hợp đồng đang còn hiệu lực ở tiệm mới, kèm thông tin tài sản, số tiền vay, ngày đến hạn. Phần này nên làm kỹ ngay từ đầu, bạn có thể tham khảo thêm cách quản lý các tài sản cầm cố cho gọn gàng.
- Bước 4: Để phần mềm tự tính lãi và nhắc hạn, thay vì mỗi người tự bấm máy tính theo cách của mình.
- Bước 5: Ghi thu chi hằng ngày ngay khi phát sinh, không để dồn đến cuối tuần.
Nhiều chủ tiệm lo ngại dữ liệu hai cửa hàng đặt chung một chỗ sẽ kém an toàn. Sổ Cầm Đồ lưu dữ liệu trên máy, bạn có thể đọc thêm về sự khác biệt trong cách bảo mật để yên tâm hơn trước khi chuyển đổi. Còn nếu bạn hay đi lại giữa hai tiệm và quen dùng điện thoại, bài viết về phần mềm quản lý cầm đồ trên iPhone sẽ giúp bạn chọn cách dùng phù hợp.
Bốn điều giao hẹn để giữ hoà khí khi làm ăn với người nhà
Công cụ chỉ là một nửa câu chuyện. Nửa còn lại là sự thống nhất giữa người với người. Anh Lộc và Tâm ngồi lại, giao hẹn với nhau bốn điều. Bạn có thể tham khảo và điều chỉnh cho hợp với gia đình mình:
- Điều thứ nhất: Cái gì không có trên phần mềm thì coi như chưa xảy ra. Hợp đồng, tiền thu, tiền chi đều phải nhập, không có ngoại lệ kiểu để mai ghi.
- Điều thứ hai: Tiền của tiệm nào đi về tiệm đó. Không lấy tiền tiệm này bù tạm cho tiệm kia mà không ghi lại.
- Điều thứ ba: Mức cho vay và lãi suất áp dụng theo một khung chung đã thống nhất. Trường hợp đặc biệt thì hỏi trước, quyết sau.
- Điều thứ tư: Có chỗ lệch thì cùng nhau xem lại số liệu, không đoán, không trách trước khi kiểm tra.
Điều quan trọng không nằm ở con số bốn, mà ở chỗ hai bên nói rõ từ đầu. Nói trước thì dễ, để sau mới nói thì thường đã kèm theo bực bội.
Nhìn công sức của nhau qua số liệu, không qua lời kể
Một điều anh Lộc thấy đáng giá là được xem thống kê tiền từng người đã thu. Trước đây, Tâm làm vất vả nhưng anh chỉ biết qua những cuộc điện thoại vội vàng. Giờ đây, công sức của em hiện rõ trên màn hình: bao nhiêu hợp đồng em đã nhận, bao nhiêu khoản lãi em đã thu đúng hạn. Chẳng ai phải nghi ai, cũng chẳng ai phải tự kể công.
Với việc quản lý cầm đồ ở nhiều cửa hàng, minh bạch không phải để kiểm soát người khác, mà để mỗi người được ghi nhận đúng phần mình làm. Người trông tiệm thấy mình được tin tưởng, chủ tiệm thấy mình nắm được tình hình, và những cuộc gọi hỏi số liệu tự nhiên giảm hẳn.
Nửa năm sau, tiệm bên sông đông khách không kém tiệm cũ. Hai anh em chưa to tiếng với nhau lần nào. Câu chuyện cho thấy một phần mềm quản lý tiệm cầm đồ tốt không chỉ giúp tính lãi nhanh hơn, mà còn giúp những người làm ăn cùng nhau nhìn chung một bức tranh.
Làm ăn với người nhà, rõ ràng từng đồng chính là cách giữ tình thân lâu bền. Nếu bạn đang chuẩn bị mở thêm cửa hàng hoặc muốn gom các tiệm về một chỗ, hãy thử Sổ Cầm Đồ: hợp đồng, tính lãi, nhắc hạn và thu chi của từng tiệm nằm gọn trong một tài khoản, dữ liệu lưu ngay trên máy của bạn.
