Cắt chi phí mạnh tay chưa chắc đã có thêm lợi nhuận
Khi lợi nhuận tháng này thấp hơn tháng trước, phản xạ quen thuộc của nhiều chủ tiệm là siết mọi khoản chi: giảm giờ làm của nhân viên, thôi quảng cáo, hoãn sửa sang quầy. Cách này cho cảm giác kiểm soát được tình hình, nhưng không phải lúc nào cũng là đường nhanh nhất để có thêm tiền lãi. Có những khoản cắt đi thì tiết kiệm được vài trăm nghìn, nhưng lại làm mất khách, chậm giải ngân hoặc bỏ sót hợp đồng đến hạn. Muốn cắt đúng, trước hết phải nhìn rõ từng khoản chi, và đây là lúc một phần mềm cầm đồ có ghi chép thu chi đầy đủ phát huy tác dụng.
Kiểm soát chi phí không có nghĩa là chi ít nhất. Đó là chi đúng chỗ: giữ những khoản đang tạo ra giá trị và mạnh dạn bỏ những khoản chỉ còn tồn tại vì thói quen.
Chia chi phí thành khoản tạo doanh thu và khoản duy trì
Trước khi quyết định cắt bất cứ khoản nào, hãy chia toàn bộ chi phí của tiệm thành hai nhóm:
- Khoản tạo ra doanh thu: những chi phí trực tiếp giúp tiệm có thêm hợp đồng, thêm khách quay lại hoặc thu lãi đúng hạn. Ví dụ: nhân viên tư vấn và thẩm định tài sản, chi phí giới thiệu tiệm tới khách mới, công cụ nhắc hạn giúp khách đóng lãi đều.
- Khoản chỉ để duy trì: những chi phí cần có để tiệm mở cửa nhưng không làm doanh thu tăng thêm. Ví dụ: tiền điện nước, văn phòng phẩm, các dịch vụ trả phí hằng tháng mà ít khi dùng tới.
Với nhóm thứ nhất, câu hỏi nên đặt ra là khoản này có đáng tiền không, có cách nào chi hiệu quả hơn không. Với nhóm thứ hai, câu hỏi là có giảm được mà tiệm vẫn hoạt động bình thường không. Cắt nhầm khoản tạo doanh thu là kiểu tiết kiệm khiến tiền lãi tháng sau giảm theo.
Bốn nhóm chi phí cần soát mỗi tháng
Để việc rà soát không bị bỏ dở, nên cố định bốn nhóm chi phí và xem lại vào cùng một thời điểm mỗi tháng:
- Mặt bằng: tiền thuê, phí dịch vụ đi kèm. Khoản này ít biến động nhưng chiếm tỷ trọng lớn, nên đáng để xem lại mỗi khi gia hạn hợp đồng thuê.
- Nhân sự: lương, thưởng, phụ cấp. Hãy đặt khoản này cạnh khối lượng công việc thực tế, chẳng hạn số hợp đồng mới và số lượt khách mỗi tháng.
- Tiện ích: điện, nước, internet, điện thoại, camera, các dịch vụ thuê bao.
- Khoản phát sinh nhỏ: nước uống, in ấn, sửa vặt, đi lại. Từng khoản thì nhỏ, nhưng cộng cả tháng thường lớn hơn chủ tiệm nghĩ.
Nhóm cuối cùng là nơi chi phí hay phình ra lặng lẽ nhất, vì không ai để ý tới một khoản vài chục nghìn. Chỉ khi ghi chép đều tay và cộng lại theo tháng thì con số thật mới hiện ra.
Ngưỡng 25% và quy tắc hai tháng liền
Một ngưỡng tham khảo dễ áp dụng là giữ tổng chi phí vận hành dưới 25% tiền lãi thu được mỗi tháng. Giả sử tháng này tiệm thu được 40 triệu tiền lãi, thì chi phí vận hành nên nằm dưới 10 triệu. Đây không phải con số bắt buộc cho mọi tiệm, vì quy mô và vị trí mỗi nơi khác nhau, nhưng nó cho chủ tiệm một mốc để biết khi nào cần dừng lại xem xét.
Ngưỡng tổng chỉ cho biết tiệm có đang chi quá tay hay không. Để biết cần xem lại khoản nào trước, hãy dùng quy tắc hai tháng liền: khoản nào tăng hai tháng liên tiếp mà tiền lãi không tăng theo, đó là khoản cần xem lại đầu tiên. Ví dụ, tiền điện tăng hai tháng liền trong khi số hợp đồng và tiền lãi đứng yên, có thể do thiết bị cũ tốn điện hoặc thói quen bật đèn, điều hoà ngoài giờ. Ngược lại, chi phí nhân sự tăng nhưng tiền lãi tăng tương ứng thì đó là khoản đang làm đúng việc của nó.
Dùng phần mềm cầm đồ để đặt chi phí cạnh nguồn thu
Các bước trên chỉ làm được khi số liệu thu chi rõ ràng và tra cứu nhanh. Ghi sổ tay hay bảng tính rời rạc thì cuối tháng thường thiếu khoản, lệch số, và chủ tiệm mất cả buổi mới cộng xong. Đó cũng là lý do vì sao phần mềm cầm đồ được quan tâm ngày càng nhiều trong giới chủ tiệm.
Với một phần mềm cầm đồ như Sổ Cầm Đồ, việc kiểm soát chi phí có thể làm theo trình tự sau:
- Lập phiếu thu, phiếu chi cho mọi khoản ngay khi phát sinh, kể cả khoản nhỏ.
- Phân loại từng phiếu chi theo bốn nhóm mặt bằng, nhân sự, tiện ích và phát sinh nhỏ.
- Cuối tháng, xem tổng theo từng loại để thấy ngay khoản nào đang phình ra so với tháng trước.
- Mở báo cáo chi tiết tiền lãi theo từng mảng, đặt chi phí cạnh nguồn thu để thấy mảng nào đang mang lại lãi tốt và đáng đầu tư thêm.
- Đánh dấu khoản vi phạm quy tắc hai tháng liền để xử lý trước.
Khi chi phí và tiền lãi nằm cạnh nhau, quyết định cắt hay giữ không còn dựa vào cảm giác. Đây cũng là một ví dụ cụ thể cho câu hỏi tại sao cửa hàng cầm đồ cần công nghệ: công nghệ không thay chủ tiệm ra quyết định, nhưng giúp quyết định đó dựa trên số liệu thật. Nếu thường xuyên phải xem số liệu khi không ngồi ở quầy, chủ tiệm có thể tham khảo thêm các phần mềm quản lý cầm đồ trên điện thoại để theo dõi mọi lúc.
Chi đúng chỗ là cách quản lý tiệm cầm đồ bền vững
Quản lý cầm đồ tốt không đo bằng việc tháng này chi được ít hơn bao nhiêu, mà bằng việc mỗi đồng chi ra có góp phần tạo ra tiền lãi hay không. Chia chi phí thành khoản tạo doanh thu và khoản duy trì, soát bốn nhóm chi phí đều đặn, dùng ngưỡng 25% làm mốc và ưu tiên xem lại những khoản tăng hai tháng liền: chỉ vài thói quen đó đã đủ để việc quản lý tiệm cầm đồ gọn gàng và có lãi hơn.
Nếu bạn đang tìm một phần mềm cầm đồ để ghi phiếu thu chi, phân loại chi phí và xem báo cáo tiền lãi theo từng mảng, Sổ Cầm Đồ là lựa chọn đáng thử. Ứng dụng hỗ trợ quản lý hợp đồng, tính lãi, nhắc hạn và thu chi, dữ liệu lưu ngay trên máy của bạn, giúp chủ tiệm nắm rõ tiền đang đi đâu để chi đúng chỗ mỗi tháng.
