Chiếc ví dưới ghế chờ và cuộc gọi chỉ sau vài phút
Cuối buổi chiều, khi dọn lại khu ghế chờ, chị Thuỷ thấy một chiếc ví da nâu nằm lẫn dưới chân ghế. Bên trong có giấy tờ tuỳ thân và một xấp tiền, nhìn qua cũng biết là cả tháng lương của ai đó. Nhiều chủ tiệm sẽ cất ví vào ngăn kéo rồi chờ người đến hỏi. Chị Thuỷ thì làm khác, và chính chiếc app quản lý cầm đồ chị dùng hằng ngày đã giúp chị trả ví về đúng tay chủ chỉ trong một buổi tối.
Chị nhớ lại: chiều nay ông Lực ghé đóng lãi, đã ngồi đúng chiếc ghế ấy khá lâu trong lúc chờ tính tiền. Chị mở danh sách hợp đồng, gõ tên ông, thấy ngay hợp đồng cùng số điện thoại đã lưu lúc làm thủ tục. Một cuộc gọi, và đầu dây bên kia, ông Lực mừng đến run giọng. Ông đã đi tìm khắp chợ, tưởng mất trắng cả tháng lương.
Tối hôm đó ông quay lại nhận ví, đếm không thiếu đồng nào, cứ nắm tay chị cảm ơn mãi. Với ông, số tiền ấy là tiền ăn, tiền học cho con, tiền điện nước cả tháng. Ai từng chia thu nhập theo cách áp dụng quy tắc 6 chiếc lọ sẽ hiểu mất một tháng lương là đổ vỡ cả kế hoạch chi tiêu của một gia đình.
Vì sao app quản lý cầm đồ giúp trả đồ thất lạc nhanh hơn
Điều đáng chú ý trong câu chuyện không nằm ở lòng tốt, vì chủ tiệm tử tế thì nhiều. Điểm khác biệt là chị Thuỷ tìm được chủ ví ngay lập tức. Nếu tiệm còn ghi sổ tay, chị phải lật từng trang, đoán xem khách ghé hôm nay ghi ở trang nào, có khi số điện thoại viết vội không đọc ra.
Khi hợp đồng được lưu trên phần mềm, mọi việc gọn hơn nhiều:
- Tìm theo tên khách, số hợp đồng hoặc số điện thoại chỉ bằng vài lần gõ.
- Xem được khách nào vừa đến đóng lãi, chuộc đồ hay gia hạn trong ngày, nên dễ khoanh vùng ai có thể đã ngồi ở khu ghế chờ.
- Thông tin liên lạc đã được ghi lúc lập hợp đồng, không phải hỏi lại hay đi nhờ người quen.
Với khách vay theo kỳ, lịch đóng tiền cũng nằm sẵn trong hồ sơ. Nếu tiệm có làm cả mảng này, bài viết về quản lý cho vay trả góp hiệu quả sẽ giúp bạn sắp xếp hồ sơ khách gọn gàng, để lúc cần liên hệ là có ngay.
Bốn bước xử lý đồ khách bỏ quên tại tiệm
Tiệm chị Thuỷ không xử lý đồ bỏ quên theo cảm hứng. Bất kể món đó là chiếc ví, chiếc ô hay một túi giấy tờ, chị luôn làm theo bốn bước rõ ràng:
- Bước 1, giữ nguyên hiện trạng: nhặt món đồ lên, không mở lục bên trong khi chỉ có một mình. Nếu cần xem giấy tờ để biết chủ là ai thì mở trước mặt một người khác trong tiệm, hoặc trước camera.
- Bước 2, ghi nhận ngay: ghi lại giờ phát hiện, vị trí, món đồ gồm những gì. Với tiền mặt, đếm và ghi rõ số tiền có người chứng kiến, rồi cất vào chỗ an toàn riêng, không để lẫn với tiền của tiệm.
- Bước 3, tìm và báo cho chủ đồ: nhớ lại khách nào vừa ngồi ở đó, tra hợp đồng để lấy số điện thoại, gọi báo. Khi gọi chỉ nói đã nhặt được đồ, mời khách ghé tiệm, không đọc hết đồ bên trong qua điện thoại.
- Bước 4, xác minh và bàn giao: khi khách đến, hỏi khách mô tả món đồ và những gì có bên trong, đối chiếu với giấy tờ tuỳ thân. Đúng rồi mới giao, để khách tự kiểm lại trước mặt mình, và ghi lại thời điểm bàn giao.
Nếu đã hết cách mà không tìm được chủ, tiệm nên giữ đồ cẩn thận và cân nhắc báo cho cơ quan chức năng ở địa phương, thay vì tự quyết định xử lý món đồ.
Bốn bước này đặc biệt quan trọng khi tiệm có nhân viên hoặc người nhà trông thay. Quy trình rõ ràng thì ai đứng quầy cũng làm giống nhau. Chủ tiệm nào đang tính mở tiệm thứ hai, giao người nhà trông nên viết luôn quy trình này thành việc phải làm, bên cạnh các nguyên tắc về hợp đồng và thu chi.
Số điện thoại của khách chỉ dùng cho việc của tiệm
Có một nguyên tắc chị Thuỷ giữ rất chặt: số điện thoại của khách chỉ dùng đúng việc của tiệm. Gọi nhắc hạn, báo lãi, báo khi khách để quên đồ thì được. Đưa số cho người khác, kể cả người tự xưng là họ hàng của khách, thì không bao giờ.
Lý do đơn giản. Người đến cầm đồ thường đang có việc cần tiền gấp, và không phải ai cũng muốn người quen biết chuyện đó. Một số điện thoại lọt ra ngoài có thể khiến khách bị làm phiền, bị đòi nợ hộ, hoặc tệ hơn là bị lừa đảo bằng chính thông tin hợp đồng. Một lần lộ thông tin là mất khách, mà tiếng xấu thì lan nhanh hơn tiếng tốt.
Để giữ được nguyên tắc này, tiệm có thể làm vài việc nhỏ:
- Không chụp màn hình danh sách khách gửi qua tin nhắn cho người ngoài.
- Không để máy tính, điện thoại đang mở danh sách hợp đồng ở chỗ khách đứng nhìn thấy được.
- Chọn phần mềm cầm đồ lưu dữ liệu ngay trên máy của tiệm, đặt mật khẩu cho máy, và chỉ người được giao việc mới mở hồ sơ khách.
Chữ tín của tiệm cầm đồ nằm ở những món nhỏ
Nghề cầm đồ sống bằng niềm tin. Khách giao cho tiệm chiếc xe, sợi dây chuyền, có khi là món đồ kỷ niệm của cả gia đình, và tin rằng đến ngày chuộc sẽ nhận lại nguyên vẹn. Chị Thuỷ hay nói: khách đã tin gửi đồ cho mình, thì món nhỏ họ lỡ để quên cũng phải được giữ như thế.
Câu chuyện chiếc ví cho thấy quản lý cầm đồ không chỉ là tính lãi cho đúng hay nhắc hạn cho kịp. Đó còn là việc hồ sơ khách được ghi đầy đủ, tìm được ngay khi cần, và được giữ kín đúng mực. Một phần mềm quản lý cầm đồ tốt giúp chủ tiệm làm những việc đó mà không tốn thêm công sức, để khi có chuyện bất ngờ như chiếc ví dưới ghế chờ, mình chỉ việc mở máy, tìm tên và nhấc điện thoại.
Ông Lực sau hôm ấy vẫn ghé tiệm đóng lãi đều đặn, và còn giới thiệu thêm vài người quen. Không có chương trình quảng cáo nào làm được như vậy.
Nếu bạn muốn tiệm mình cũng tra hợp đồng nhanh như thế, hãy thử Sổ Cầm Đồ. Ứng dụng giúp bạn lưu hợp đồng, tính lãi, nhắc hạn và ghi thu chi ngay trên máy của tiệm, để thông tin khách luôn sẵn khi cần và không đi đâu ra ngoài.
